Kündigung via Brief, Einschreiben, Fax oder E-Mail?

Generell gilt für Kündigungen nur das Textformerfordernis,¹ nicht das Schriftformerfordernis.² Theoretisch würde eine E-Mail³ genügen. Doch nur weil viele Empfänger eine E-Mail akzeptieren, wird es nicht zur Pflicht. Sie haben die Nachweispflicht über den Kündigungseingang.

Die Sendebestätigung genügt regelmäßig nicht. Ein Faxbericht ist eher empfehlenswert. Oder gleich eingeschriebener Brief bzw. Einwurfeinschreiben.⁴

Spätestens bei Verwaltungsakten oder Widersprüchen ist die E-Mail lt. Auffassung von Sozialgerichten nicht ausreichend. Die erhöhte Anforderung der Schriftform sei dabei auch ggü. Randgruppen nicht benachteiligend.⁵Generell gilt, dass der Zugang zu Öffnungszeiten erfolgen muss, wobei nicht abschließend definiert ist, wann diese sind. Da beispielsweise Rechtsanwälte sich nicht gegen die Samstagszustellung wehren können,⁶ geht der Autor davon aus, dass dies ggü. Versicherungen analog ausgelegt werden kann. Der BGH führt aus:

Wird eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit zur Verfügung gestellt, ist sie dem Empfänger grundsätzlich in diesem Zeitpunkt zugegangen. Dass die E-Mail tatsächlich abgerufen und zur Kenntnis genommen wird, ist für den Zugang nicht erforderlich.⁷

Die Beweislast bleibt jedoch beim Versender! Haben Sie keinen Nachweis, gilt die Zustellfiktion. Seit dem 01.01.2025 gelten einfache Briefe erst ab dem dritten Tag nach dem Versand als zugestellt,⁸ außer ein Posteingangsstempel oder ein Auto-Responder belegen ein älteres Datum.

Für Verwaltungsakte (etwa Schreiben der GKV) gilt der vierte Tag nach dem Versand als Zustellung.⁹ Dies ist wichtig für die Fristenberechnung, etwa der unverzüglichen Zurückweisung!

In den meisten Fällen genügt die Kündigung via Brief, der vorab als E-Mail versandt werden können. Natürlich können Sie ein Einschreiben versenden, doch bietet auch dieses nicht 100% Sicherheit, da entweder der Empfang verweigert werden kann oder nicht bewiesen ist, welcher Inhalt übermittelt wurde.

Wäre eine 100% Sicherheit gewünscht, bliebe nur der Gerichtsvollzieher oder die persönliche Übergabe mit Zeugen.¹⁰ Beides scheint zumeist übertrieben.

Quellenangaben

1. §126 b BGB Textform https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126b.html
2. §126 BGB Schriftform https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126.html
3. §126 a BGB Elektronische Form https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126a.html
4. 2023-11-10 Verbraucherzentrale Bundesverband – Kündigung per E-Mail: Darauf sollten Sie achten https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/vertraege-reklamation/kundenrechte/kuendigung-per-email-darauf-sollten-sie-achten-13132
5. 2023-11-10 Haufe Personal – Widerspruch per E-Mail, geht das? https://www.haufe.de/sozialwesen/sgb-recht-kommunal/widerspruch-per-e-mail-geht-das_238_611850.html
6. 2024-05-29 Landgericht Frankenthal (Pfalz) – Rechtsanwalt kann Zustellung von Postsendungen an Samstagen nicht verhindern – Urteil vom 17.04.2024, Az. 2 S 93/23 https://lgft.justiz.rlp.de/presse-aktuelles/detail/entscheidung-des-monats-mai-2024-1
7. 2022-10-06 BGH – Az. VII ZR 895/21 http://juris.bundesgerichtshof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bgh&Art=en&nr=131581&pos=0&anz=1
8. 2025-01-10 Bundesrechtsanwaltskammer – Längere Postlaufzeiten ab 2025: Gesetzliche Fristen und Zustellzeiten im Fokus https://www.brak.de/newsroom/newsletter/nachrichten-aus-berlin/2025/ausgabe-1-2025-v-812025/laengere-postlaufzeiten-ab-2025-gesetzliche-fristen-und-zustellzeiten-im-fokus
9. §37 II SGB X Bekanntgabe des Verwaltungsaktes https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/__37.html
10. 2016-09-29 ARAG Allgemeine Versicherungs-AG – Einschreiben: Wenn es wirklich wichtig ist. https://www.arag.de/service/infos-und-news/rechtstipps-und-gerichtsurteile/sonstige/08312/